雇用契約書(労働条件通知書)の作り方

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誰かを雇うということは、会社と従業員の間で、「雇用契約」を締結するということです。

雇用契約は、普通の契約以上に制約がたくさんあります。

そのうちの一つが、労基法15条の「労働条件の明示」。会社から従業員へ、書面でこの内容を明示しなければならないと決まっています。つまり、会社は、雇用契約書や、労働条件通知書を作成しなければばりません。

この記事では、厚生労働省のひな型を使って、実際にどのように作成してくのかをお話しします。

雇用契約についてはこちらにまとめましたので、ぜひこちらを読んでから、契約書の作成に取り掛かっていただきたいと思います。

雇用契約書に書くべきこと

では早速、雇用契約書を作成してみましょう。書かなければいけないことは、労働基準法施行規則で決まっています。

 労働契約の期間に関する事項

一の二 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項

一の三 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項

 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項

 賃金(退職手当及び第五号に規定する賃金を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

四の二 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及び第八条各号に掲げる賃金並びに最低賃金額に関する事項

 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項

 安全及び衛生に関する事項

 職業訓練に関する事項

 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項

 表彰及び制裁に関する事項

十一 休職に関する事項

労働基準法施行規則第五条

ただし、四の二以降は、特に定めないのであれば書かなくてもよいとされています。

そして、パートタイム労働者については、昇給、賞与、退職金について有無を書く必要があります。

通常、一から四までは雇用契約書で詳しく書きますが、四の二以降については「詳細は就業規則による」などとして、就業規則に細かく記載することが多いです。

・・・・まあ、そんなことより、さっさとひな型ですよね。

厚労省ひな型を利用する、雇用契約書の作成手順

これでばっちり、というものを出したいところなのですが、それができない理由はこちらを見れば想像できますでしょうか。厚生労働省の、主要様式ダウンロードコーナーの、労働条件通知書の項目です。

厚生労働省のHPより

ほとんどの会社、ほとんどの方は、【一般労働者用】常用、有期雇用型 です。

しかし、違う場合は、違うので、こういったブログでこれを使えばばっちり、とは言えないんですよ!!!

だから社労士に相談してほしい!!(恵社労士事務所:03-5335-7905)

ということで、ここからは、下記条件で雇用契約書を作成していきます。

  • 中小企業(10人未満で就業規則は現在なし)
  • 正社員(無期雇用) 本社勤務 営業職
  • 定時・9:00~18:00 休憩1時間
  • 休日は土日祝日休み
  • 試用期間は3カ月

まずはこちらのページの下の方にある、 【一般労働者用】常用、有期雇用型  をダウンロードしてください。

厚生労働省のひな型(2021/9/1現在のもの)

・・・早速投げ出したくなるその気持ち、よくわかります。

投げ出したくなったらすぐに、弊社へお電話ください!(03-5335-7905)喜んで作成いたします!有料ですが!

・・・少しでも費用を浮かしたい方はこの先も頑張ってついてきてくださいね!!!

さて、今ダウンロードした書式の後ろの方に、書き方や注意点がすべて載っています。労基法などの法律や施行規則などで決まっていることですが、どこまで書くべきか?という判断は、法改正やその時の状況によって、労基署の判断が異なってくるようです。万が一労基署の調査が入ったときに、絶対に何も言われたくない場合は、この書き方に準じた方が無難です。(その通りになっていなくても最低限守られていれば何も言われない場合もあります。)

という事で今回は、無難に行きましょう。

契約期間

まずは契約期間について。今回は正社員(無期雇用)としていますので、雇用契約の期間や更新の部分はざっくりカットです。

わあ、1ページ目の3/1以上カットされました(笑)

今削除した部分は、有期雇用契約の契約更新についての項目ですので、契約期間の定めがない場合は、必要ありません。

誰が見ても、いつから雇用契約が始まっていて、無期雇用なんだよ、ということがわかりますね。試用期間は3カ月と入れました。試用期間3カ月としても、この期間はいつでもやめてもらえるわけではありません。一度雇った人をやっぱりやめる・・・・というのはとてもとてもとーーーーっても難しいです。しかし、試用期間中は、通常の解雇よりは、解雇が認められやすい期間、というように言われています。ですが、実際に労使問題に発展すると、そんなことはなく、解雇の正当性が求められて大変です・・・ですが、やはり試用期間はつけておいた方がいいでしょう。会社からしてもですし、本人からしても、本当に良い関係になれるかの様子見の期間は必要だと私は思います。

就業の場所・従事すべき業務

その下の、就業の場所・従事すべき業務の内容に、採用直後の配属先を書きます。決まり上では、最初の勤務先や業務を書けばよいのですが、(その他命じられた場所/業務)等、別のことをしてもらう可能性もあるよということは書いてもOKです。書いておいた方が後で「聞いていなかった!嫌だ!」となりにくいので、書いておいた方が良いと思います。

社労士をしていて思いますが、中途採用の場合、

  • 会社は、「正社員だから当然、場所や業務の変更がある」と思っている。
  • 従業員は「この場所・この業務で採用されたのだから変更はあり得ない」と思っている。

という事が多く、異動命令で混乱が起こることが多いです。

でも、「転勤はないよ!」といわれて採用されて、渡された契約書がこれだとドン引きですけどね。

なので、採用選考中に特別なお約束をしている場合は、その内容を必ず反映させてください。それが従業員との信頼関係を構築する第一歩です。

始業、終業の時刻、休憩時間

その下、「始業、終業の時刻、休憩時間、就業時転換、所定時間外労働の有無に関する事項」についてです。

まず、始業は9:00,就業は18:00・休憩時間は12:00~13:00(60分)ということですので、そのように書きます。

変形労働時間制やフレックス、事業場外みなし、裁量労働制について書くところがありますが、今回はこれらを採用しない、普通の制度で作成します。これらの制度を導入する場合は雇用契約書に書くだけではありません。不備があると未払い残業として数百万まとめて支払うことになるようなケースもあります。導入には様々な注意事項や手順がありますので、ぜひ、社労士に相談してください。

所定時間外労働の有無とは、決められた時間(この会社なら平日の9:00~18:00)以外の労働がある可能性です。

普通の言い方をすると、残業があるのかないのか?ということです。

基本ないが、たまにある、という場合は「有」です。

だいぶすっきりしましたね。

休日・休暇

さて次は、休日です。

この会社の休日は、土日祝日、ということですのでそのように記載します。

一年単位の変形労働時間制の場合、とありますが、今回は普通の制度で行きますので、これも削除です。

これだけになりました。

次は休暇です。

休日と休暇の違いは、「休日は労働の義務がない日」「休暇は労働の義務を免除された日」というものになります。

つまり、「もともと雇用契約に入っていない日=休日」、「契約には入っているけどこの理由なら働かなくてよい=休暇」、と言います。まあ、この違いは普段の生活では気にすることでもありませんが、人事労務上ではとても大きな違いです。

休暇については、必ず発生するものがあります。それは、「年次有給休暇」です。

一昔前は、「うちには有給休暇ないから~」と、おっしゃる社長もいらっしゃいましたが、法改正があってからは最近はそこまでの方は減ってきたような気がします。

法律以上の日数は付与する必要があります。法律通りだと、

「6カ月経過し、8割以上の出勤で、10日」(週5勤務の場合)

と、決まっています。6カ月継続勤務すると10日付与されるということを書きます。

(以前は(法律通り付与)でもよかったのですが、いつの間にか労基の指導事項になっていました)

入社から半年の間に有給休暇を付与する会社は、その旨も記載しますが、今回はなしで。

時間単位年休は、年次有給休暇を時間単位で取得できる制度ですが、今回は導入しないことにします。その場合でも有無は書くことになっています。

「代替休暇」は、今のところ中小企業は考えなくてよいです。現在は大企業のみが対象となっています。60時間超の時間外労働は割り増しが5割になるという決まりがあるのですが、割り増し賃金分を休暇として付与することができる、という制度です。

ちなみに、この60時間越えの割増賃金については2023年に中小も対象になる予定ですので、今から、「絶対、残業60時間を超えない会社づくり」をして、制度導入しないのがおすすめです。現在対象になっている大企業は代替休暇の有無の記載が必要ですが、今回は中小企業なので、削除しちゃいます。

その他の休暇は、あれば記載します。使い勝手の良い、事業主が付与できる「特別休暇」は作った方が良いと思います。今回のコロナで、どこまで休暇を付与するか・どういう名目で付与するかで迷った会社さんも多いですので、特に小さな会社は、融通の利く制度を入れておくのがおすすめです。

実際、一人目の社員だと、「結婚したらどうする」「親類縁者がなくなったときはどうする」「誕生日は」「自発的に研修に行きたくなったら」という仮定の話まで詰めずに採用すると思いますので、細かく決めておくよりも良いと、私は考えています。(この辺りは人によりますね。)

雇用して一年くらい、「こういう時には休暇をあげたい」「最低限しかいやだ」など、経営陣のスタイルが見えてきますので、それからしっかり決めればよいのではないかと思います。

ちなみに、「最低限しかいやだ!」と考える経営陣は、人事問題についてはリスク管理をしっかりしておいた方が良いです。ぜひ、最初から、しっかりした就業規則を作成してください。

・・・・という事で、今回は有給休暇の他、有給での特別休暇を入れます。

就業規則でしっかり定める場合は、「詳細は就業規則第〇条~第〇条」と入れます。

賃金

次。賃金に行きましょう。

支払う約束をした給与を記載します。

例えば、月給25万円、交通費は全額支給するよ、という場合の書き方はこんな感じです。

3項目の、割り増し計算は削っちゃだめですよ!!!!!

といっても、所定外だの法定外だの、ややこしいですよね!!!

簡単に言えば、こういうこと。

  • 法定労働時間・・・労基法で決まっている働いてよい時間の上限(一日8時間週40時間)
  • 所定労働時間・・・出勤することになっている日の、始業から就業までの時間(このケースだと、平日の9:00~18:00)
  • 法定休日・・・労基法で決まっている絶対休まなきゃいけない日(週1日以上。通常は日曜日。)
  • 法定外休日・・・休日で、法定休日でない日(このケースだと、土曜と祝日)

そろそろ頭が痛くなってきたころではないでしょうか。そろそろ社労士との契約を前向きに考えていただきたいと思います。いちいち覚えていなくても、「社長、この日は125%、この日は135%です」って答えだけ返してくれますよ。

4~6。賃金の締め支払い、支給方法は記載する必要があります。

7.賃金から控除する金額って、社会保険料と所得税があるのですが、このほかに天引きしたいものがある場合、「労使協定」を締結して、控除することができます。例えば社宅家賃とか、賄い代などがあります。

8~10。昇給の有無・賞与・退職金は、パートアルバイトや契約社員の場合は記載しなければならないため、ひな型にはいれておいた方がいいのではないかと思います。

昇給については、下がる可能性もあるのであれば、昇給降給、給与の変動、等とした方が良いのではないかと思います。ただし、そう書いたからと言って、自由に下げられるわけではありません。雇用契約内容を引き下げる場合は、本人の同意が必要です。

賞与は・・・・最初は出せるかわからないじゃないですか・・・・私も初めての雇用契約の時は、業績次第で出せたら出す、というお約束にしておりました。

退職金は、今はない会社が多いですね。会社が安定してきたら、また考えましょう。

退職

さて、最後の必須項目。「退職」です。

就業規則がない状態の雇用契約書で、一番重要なのがここかもしれない。

就業規則があれば、第〇条~第〇条を参照、で済みますが、就業規則がない状態であれば、しっかり書かないといけません。

まず、決めることの一つ目は「定年」です。

法律上、定年は60歳以上とし、希望者は65歳までは継続勤務できるようにしなければなりません。

今回は65歳にしましょう。定年が65歳以上であれば、継続勤務制度については義務ではなくなります。

今のところ70歳まで継続雇用は努力義務とされていますので、おいおい考えていきましょう。

次に、自己都合退職するときには、いつまでに申し出てもらいたいかを記載します。

長くて3カ月でしょうか。1か月、としている会社も多いです。

ちなみに、これは、合意退職へむけた申し入れとなります。従業員は一方的に「やめる」意思表示をして2週間でやめることができることになっています。その前にいろいろ、引継ぎなどもありますので、ちゃんと申し入れをして円満退職してもらいたいですね。

つぎに、解雇の事由及び手続を記載します。解雇は会社側からの一方的な契約の解除です。「やめてほしい」と申し入れることは退職勧奨といわれており、「解雇ではありません」

この項目は、本当にどうしようもなくなった時のための項目です。

ここには、どのようなときに解雇するか、どのように手続きをするかを記載します。

厚生労働省の就業規則のひな型の文章を参考に、最低限書いておいた方が良いことを持ってきました。

懲戒解雇を断腸の思いで削ってしまいました・・・懲戒解雇をする場合は、「○○をしたら懲戒解雇」と具体的に定めておかなければなりません。そのため、就業規則を作らないと、膨大な量になってしまいます。しかも懲戒解雇は労使問題に発展した場合、認められにくいです。ということで、懲戒解雇は滅多にありません。今回は削除しておきます。そのうち就業規則を作ったときに改めて設定しましょう。

「その他」

この項目には、社会保険の適用状況を書くのが通例です。
何かあったときの相談窓口も記載しておくと良いでしょう。

ちなみに、小さい会社だと、相談窓口も社長以外できないこともありますね・・・そういう場合は、代表の氏名と、ホットラインのメールアドレスも書いておくと、よいと思います。

また、この記事の最初に、労基法施行規則で決まっている項目についてお話しました。
その中の、四の二以降は、定めがないのであれば書かなくてよい、とお話しました。
逆に言えば、この内の内容で決まっている事があれば書いておかなければいけません。

私の意見としては、最低でも休職については記載しておいた方が良いと思います。

そうすると、こうなります。

完成!!!そうしたらどうする?

内容がめでたく完成いたしました!!!!

あとはお好きなように形式を整えて、お好みで(?)雇用契約書にします。または労働条件通知書としてお渡しするだけでも良いです。

こんな感じになりました。

ちょっとしたこだわりは、ページ番号です。何ページ目の何枚目かを表示しています。前頁が確認できる書類が必要なケースが、稀にですが、あります。

また、A4 2枚に収まった場合は、A3見開きで印刷するか、両面印刷してください。雇用契約書がこれですべて、というのがはっきりします。

最低限やらなければいけないのは、書面で渡すこと

労基法で決まっているのは、「内容を書面で明示する」という事です。今作った労働条件通知書を印刷して、本人に渡すだけで事足ります。

しかし、渡した後、会社が、元データをなくした・・・・とか、控えをとっておくのを忘れた・・・元データを更新してしまった・・・という事も珍しくありません。

本人が紛失してしまい、再発行を頼まれることもあるでしょう。

また、一番は、何年もたったのちに労使問題に発展したときです。労働条件通知書をもらっていなかったと主張されたときに反論できるよう、記録を残しておくべきです。

リスクを考えると、契約書にするなどして、「渡した・受け取った」記録があるとよい

恵社労士事務所では、雇用契約書兼労働条件通知書という名称で作成し、最後に記名欄を設ける形をお勧めしています。

2通作成して一通づつもつか、記名済みのものをコピーして、コピーしたものを本人に渡し、原本は会社保管とすることをお勧めしています。

完成した書類のサイン欄は、実際に当社で使っているものです。緊急連絡先というのは、何かあったときに連絡できる人を書いてもらっています。

当社では、サインしてから一度提出してもらい、原本は会社保管して、コピーを本人に渡しています。

メール等で渡すときは

法改正があり、メールなので、データでお渡ししても良いという事になりました。

しかしこれは、例えばメールの文面に文章として記載しても良いという事ではなく、本人が印刷できるような文書データでお渡しすることとされています。

具体的には、PDF形式にして、送付するのが良いでしょう。

その場合は、「受領しました」などの返信をもらい、返信も合わせて保管することで、確実に渡したという履歴になります。これでも十分です。

終わりに

お疲れさまでした。

今回は正社員向けの雇用契約書についての話ですので、契約社員やパートアルバイトの時や、フレックスタイム制を導入したい・変形労働時間制にしたい、シフト勤務にしたい・・・・など、スタンダードではない内容の雇用契約書については、専門家に見てもらう事を強くお勧めします。

恵社労士事務所では、会社にあった雇用契約書のひな形作成を承っておりますので、良かったら相談してくださいね!

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